为有效保护、规范、整理档案，高唐县农机局采取六项措施，积极做好农机购置补贴档案整理工作，加强购机补贴档案的规范化管理，确保补贴档案资料完整、准确，便于社会监督。
一是档案手续完善。补贴办公室工作人员认真核实补贴农户信息和机具信息，均按机具类型、分布镇街区域等内容作了细化分类，做到一机一档，并做到按规定格式认真填写、资料齐全、证件相符，按顺序装订成册，分别建立了纸质和电子两种档案。
二是档案分类准确。在档案归类过程中，以全县13个镇街为节点分批整理，结合补贴机具申请日期进行规整；以各镇街补贴机具台帐为索引逐一排列，使任一机具档案都能快速查找。
三是档案汇总齐全。按照提机验收表检索每台补贴机具的档案；严格查阅每份档案的报名申请表、供货确认表、补贴协议书和购机发票、合格证复印件，杜绝脱页和重复，并进行分镇、办事处归类；对档案信息仔细核对、认真匹配后汇总到一起。
四是档案整理装订。每一份档案材料都认真细致地进行整理、编目、分装。做到整齐规范、排列有序、查找方便，同时对档案盒、档案柜统一规格，统一样式，统一标准，确保了每一份装订档案材料整齐划一。
五是档案保管严格。根据档案工作的要求，对档案采取有效的防潮、防水、防污染等措施。
六是电子档案备份到位。将省农机补贴系统中的数据导出后，按统一的格式对所有机具进行一并整理，分镇街、分机具类型整理出两套电子档案文件，作为查询依据。实现了电子档案和纸质档案的“无缝链接”。
